ไม่ต้องสงสัยเลยว่า Outlook เป็นส่วนสำคัญของสถานที่ทำงานส่วนใหญ่ทั่วโลก เนื่องจากใช้งานง่ายและมีคุณสมบัติที่โดดเด่นอื่นๆ แต่คุณเคยเจออีเมลหรือที่ติดต่อเดียวกันในบัญชี Outlook ของคุณหรือไม่? ถ้าใช่ แสดงว่าคุณไม่ได้อยู่คนเดียวเพราะผู้ใช้ส่วนใหญ่ประสบปัญหาดังกล่าวและสงสัยว่าจะทำได้อย่างไร ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook.
มาดูคำขอของผู้ใช้กัน
“สวัสดี ฉันได้รับข้อความอีเมลจากผู้ส่งบางรายเป็นเวลานาน และเมื่อฉันค้นหาหัวเรื่องนั้น ฉันประหลาดใจที่พบอีเมลที่คล้ายกันประมาณ 100 ฉบับ ตอนนี้ อีเมลเหล่านี้กำลังอุดตันกล่องจดหมายของฉัน และการลบด้วยตนเองดูเหมือนจะเป็นงานที่น่าเบื่อ ดังนั้น ฉันกำลังมองหาวิธีแก้ปัญหาที่มีประสิทธิภาพสำหรับ ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook โดยทันที ฉันขอขอบคุณข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพ“
เช่นเดียวกับผู้ใช้ข้างต้น ผู้ใช้ Outlook อื่นๆ จำนวนมากมีคำถามเกี่ยวกับการมีผู้ติดต่อที่เหมือนกัน เหตุการณ์ที่ซ้ำกัน และรายละเอียดการประชุม ฯลฯ
การสะสมของที่ซ้ำกันอาจเป็นความท้าทายที่แท้จริงหากไม่นำออกในเวลาที่เหมาะสม
ทำไมคุณควร? ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook?
เมื่อคุณมีอีเมล รายชื่อติดต่อ ปฏิทิน ฯลฯ บ่อยๆ ในบัญชีของคุณ อาจทำให้อีเมลวุ่นวายได้ คุณอาจสับสนว่าคุณได้ตอบกลับอีเมลสำคัญหรือไม่ หรือคุณอาจตอบกลับอีเมลเดิมซ้ำหลายครั้ง
ประการที่สอง การมีกล่องจดหมายที่ซ้ำกันอาจใช้พื้นที่จัดเก็บจำนวนมาก และในกรณีที่เลวร้ายที่สุด เมื่อพื้นที่จัดเก็บเกินขีดจำกัด อาจบล็อกการมาถึงของอีเมลที่สำคัญได้
บางครั้งข้อมูลที่เหมือนกันจะทำให้การค้นหาช้าลงและทำให้ระบุอีเมลที่ต้องการได้ยาก ซึ่งจะบล็อก Outlook ต่อไป ซึ่งจะส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิภาพการทำงาน ดังนั้นคุณต้อง ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของ Outlook
ดังนั้น ทันทีที่คุณสังเกตเห็นว่าคุณมีอีเมล รายชื่อติดต่อ ปฏิทิน ฯลฯ นั่งอยู่ที่นั่นบ่อยๆ ให้ลบทิ้งทันที
อย่างไรก็ตาม คุณอาจสงสัยว่าคุณได้รับไฟล์ที่ซ้ำกันตั้งแต่แรกได้อย่างไร มาพูดคุยกันในรายละเอียดกัน
เหตุผลในการรับรายการที่ซ้ำกันใน Outlook
มีสาเหตุที่เป็นไปได้สามประการในการรับรายการกล่องจดหมายซ้ำๆ
- หากคุณกำลังอัปโหลดไฟล์ PST จากแหล่งต่างๆ มีโอกาสสูงที่คุณจะได้รับไฟล์ซ้ำ
- เมื่อนำเข้าไฟล์ PST ไปยัง Outlook หากคุณลืมคลิก “อย่านำเข้ารายการที่ซ้ำกัน” รายการในกล่องจดหมายของคุณจะปรากฏในบัญชีของคุณมากกว่าหนึ่งครั้ง
- เมื่อคุณใช้อุปกรณ์ต่างๆ เพื่อเข้าถึง Outlook และซิงโครไนซ์กับอุปกรณ์อื่น ไฟล์ที่ซ้ำกันจะถูกสร้างขึ้น
ตอนนี้ ไปข้างหน้าและหารือเกี่ยวกับโซลูชั่นที่แตกต่างกัน ลบอีเมลที่ซ้ำกันรายชื่อ, ปฏิทิน, ฯลฯ
ได้ยังไง ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook?
คุณมีสองตัวเลือกในการกำจัดรายการในกล่องจดหมายที่เกิดซ้ำใน Outlook หนึ่งคือวิธีการแบบแมนนวลและอีกวิธีหนึ่งคือผ่านเครื่องมือระดับมืออาชีพ
การพูดถึงวิธีการแบบแมนนวลนั้นเป็นวิธีการแบบสองขั้นตอน
- คุณต้องส่งออกไฟล์ PST โดยใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก/นำเข้า
- จากนั้นป้อนโดยไม่ซ้ำ
กระบวนการส่งออก:
- เปิด Microsoft Outlook แล้วคลิกที่มัน ไฟล์ ที่มุมซ้ายบนของแถบ Outlook
- ถัดไป เลือก ‘เปิดและส่งออกแล้วเลือก นำเข้าส่งออก ตัวเลือก.
- หลังจากนั้นคลิกที่มัน ส่งออกเป็นไฟล์ การกระทำ.
- คลิกที่ ‘ต่อไป‘ เพื่อดำเนินการต่อ
- ในหน้าถัดไป เลือก “ไฟล์ข้อมูล Outlook (pst.)และคลิกปุ่ม “ถัดไป”
- ตอนนี้ เลือกโฟลเดอร์กล่องจดหมายทั้งหมดที่คุณต้องการส่งออก
- นอกจากนี้ คุณสามารถเลือกช่อง “รวมโฟลเดอร์ย่อย” เพื่อสำรองข้อมูลกล่องจดหมายทั้งหมด มิฉะนั้น เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการส่งออกจากรายการ
- หลังจากนั้นให้กดปุ่ม “ถัดไป”
- ต่อไป, ‘ทบทวนเมื่อต้องการบันทึกไฟล์ที่ส่งออก ให้เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกไฟล์ Outlook (.pst) จากนั้นเลือกปุ่มตัวเลือกที่ต้องการในส่วน “ตัวเลือก”
- สุดท้ายให้กดปุ่ม “เสร็จสิ้น” และเริ่มกระบวนการส่งออก
หลังจากส่งออกไฟล์ PST แล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook
นำเข้าใหม่ไปยัง Outlook:
- เปิด Outlook แล้วไปที่ ไฟล์จากนั้นเลือก เปิดและส่งออก แล้วคลิ๊กเลย นำเข้าส่งออก.
- เลือก นำเข้าจากตัวเลือกโปรแกรมหรือไฟล์อื่น แล้วคลิก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst)
- ตอนนี้ เรียกดูเพื่อค้นหาไฟล์ที่คุณส่งออกและบันทึกไว้ในระบบของคุณ
- ถัดมาเป็นขั้นตอนสำคัญ เลือกไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้าและอย่าลืมเลือกตัวเลือก อย่าใส่ซ้ำ.
- จากนั้นให้คลิกปุ่มตัวเลือก นำเข้ารายการไปยังโฟลเดอร์ปัจจุบัน.
- สุดท้ายคลิกที่มัน ตอนจบ.
ทันทีที่คุณกดปุ่ม เสร็จสิ้น Outlook จะเริ่มนำเข้าไฟล์ PST ของคุณ
ข้อ จำกัด: กระบวนการทั้งหมดนั้นเป็นข้อเสียเปรียบที่ใหญ่ที่สุด เพราะมันยาวและลำบากมาก นอกจากนี้ คุณต้องมีความรู้ที่เหมาะสมในการใช้ตัวช่วยสร้างการส่งออก/นำเข้าเพื่อเรียกใช้ได้สำเร็จ
ถ้าคุณคิดว่ามันมากเกินไปสำหรับคุณ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถเลือกวิธีอื่นได้
วิธีการอัตโนมัติถึง ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook ใช้เครื่องมือระดับมืออาชีพ
วิธีนี้ค่อนข้างง่ายและง่ายกว่ามาก ไม่มีขั้นตอนที่ซับซ้อน นั่นคือเหตุผลที่แม้แต่ผู้ใช้ที่ไร้เดียงสาก็สามารถดำเนินการตามขั้นตอนนี้ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิคใดๆ
- ดาวน์โหลด โปรแกรมลบ Outlook ซ้ำ ซอฟต์แวร์และเรียกใช้บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- คลิกที่ เพิ่มไฟล์ PST เพิ่มไฟล์ หรือ เพิ่มแฟ้มข้อมูล.
- เมื่อคุณเพิ่มไฟล์แล้ว ให้คลิกปุ่มตัวเลือกปุ่มใดปุ่มหนึ่งเพื่อลบรายการที่ซ้ำกัน ภายในโฟลเดอร์ หรือ ข้ามโฟลเดอร์ เพื่อที่จะ. เพราะ เพราะ ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook
- เลือกเส้นทางปลายทางเพื่อบันทึกไฟล์ทำซ้ำที่เป็นผลลัพธ์
- จากนั้นเลือกประเภทรายการที่คุณต้องการลบและใช้ตัวกรองวันที่ (ถ้าจำเป็น)
- หลังจากนั้น เลือกการกระทำที่เหมาะสม แบ่งขนาดของไฟล์ PST แล้วแตะที่มัน ต่อไป.
- สุดท้ายเมื่อกระบวนการเสร็จสิ้น ให้คลิกที่มัน ดี.
รวมกัน
การกรอก Outlook ด้วยรายการที่คล้ายกันไม่ใช่ทางเลือกที่ดี มันสามารถนำไปสู่สถานการณ์ที่ไม่สบายใจต่างๆ ดังนั้นทางออกเดียวคือจัดการกับสิ่งนี้ ลบรายการที่ซ้ำกันใน Outlook. ดังนั้น ในที่นี้เราได้อธิบายวิธีการสองวิธี รวมถึงวิธีการแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติสำหรับการอ้างอิงของคุณ
อ่านข่าวเทคโนโลยีและธุรกิจล่าสุดได้ที่นี่
