ประโยชน์ของบริการการจัดการเอาท์ซอร์ส

การลดความซับซ้อนของกระบวนการ L&D และการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานเป็นเป้าหมายหลักของผู้บริหารในปัจจุบัน Covid19 เป็นปัญหาสำคัญในโลกธุรกิจเมื่อปีที่แล้ว หลายบริษัทถูกบังคับให้เปลี่ยนวิธีการทำธุรกิจโดยการเอาท์ซอร์ส บริการอย่างเป็นทางการ. พวกเขาได้ทำการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างตั้งแต่วิธีจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าและขั้นตอนด้านความปลอดภัย ไปจนถึงวิธีปฏิบัติงานของพนักงาน

ปริมาณงาน L&D

ปริมาณงานของผู้เชี่ยวชาญด้านการวิจัยและพัฒนาในทุกอุตสาหกรรมเพิ่มขึ้นอย่างมาก ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและผู้นำธุรกิจร่วมมือกันสร้างกลยุทธ์การเรียนรู้ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ พวกเขาตอบสนองความท้าทายที่เกิดจากตลาดใหม่ พวกเขามุ่งเน้นไปที่การปิดช่องว่างทักษะและมองหาวิธีในการเร่งสร้างนวัตกรรม

ชอบโพสต์ Xpert!

การเอาต์ซอร์ซงานธุรการที่ไปพร้อมกับการพัฒนาและความคิดริเริ่มในการเรียนรู้ของคุณเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการลดภาระงานในทีมในองค์กรของคุณ ในบทความในบล็อกนี้ เราจะอธิบายงานที่ผู้จัดการการเรียนรู้สามารถช่วยบริษัทของคุณได้ เช่นเดียวกับประโยชน์ของการเอาท์ซอร์สสำหรับธุรกิจ

การฝึกอบรมการบริการด้านการบริหารคืออะไร?

เทมเพลตนี้มีห้าด้านที่แตกต่างกันซึ่งบริษัทที่ให้บริการการจัดการการเรียนรู้สามารถช่วยคุณได้

• การวางแผน
• ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการวางแผนและประสานงานกิจกรรม L&D ต่างๆ ผู้จัดการการฝึกอบรมสามารถช่วยคุณจัดกำหนดการงานต่างๆ เช่น การจัดกำหนดการนัดหมายกับผู้ฝึกอบรม เซสชันการจัดกำหนดการ และการจอง พวกเขายังช่วยจัดเซสชันการฝึกอบรมเสมือนจริงและช่วยงานพัฒนา เช่น การส่งคำเชิญเข้าร่วมการฝึกอบรมไปยังผู้เข้าร่วมที่มีศักยภาพ
• โลจิสติกส์
• ผู้จัดการสามารถมุ่งเน้นไปที่การเปิดเผยรายละเอียดปลีกย่อยในขณะที่จัดการปัญหาภาพที่ใหญ่ขึ้น หากคุณต้องการความปลอดภัยสำหรับเนื้อหาเว็บไซต์ของคุณหรือวางแผนที่จะอยู่ต่อในขณะเดินทาง ผู้ดูแลระบบสามารถช่วยคุณได้ พวกเขายังเชี่ยวชาญในการให้ความช่วยเหลือด้านเทคนิคเมื่อจำเป็น

• ติดตามและรายงาน

• การรายงานและการติดตามมีความสำคัญต่อการรักษาและเสริมความแข็งแกร่งให้กับโปรแกรมการฝึกอบรมออนไลน์ของคุณ กิจกรรมเหล่านี้เป็นกิจกรรมที่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโปรแกรมและการพัฒนาผู้เข้าร่วม พวกเขามีบทบาทสำคัญ แต่ต้องใช้เวลามากในการสร้างและจัดการ ผู้จัดการด้านการศึกษาสามารถช่วยคุณทำงานเหล่านี้และทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น
• การจัดทำงบประมาณ
• การตรวจสอบและการรักษางบประมาณเป็นงานสำคัญที่อาจทำให้คุณเสียสมาธิจากเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ ผู้จัดการการเรียนรู้สามารถช่วยบริษัทของคุณจัดทำงบประมาณสำหรับ L&D งานที่พวกเขาสามารถช่วยได้คือการเก็บบันทึกและรายงานค่าใช้จ่าย

• การจัดการ LMS

• ความนิยมของระบบการจัดการเรียนรู้เพิ่มขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง เหตุการณ์ล่าสุดและการเพิ่มขึ้นของทีมระยะไกลได้เพิ่มความนิยมนี้มากขึ้น แพลตฟอร์ม LMS ทำให้การจัดการประสบการณ์การเรียนรู้ออนไลน์และการติดตามความก้าวหน้าของนักเรียนผ่านหลักสูตรออนไลน์ง่ายขึ้นมาก ซอฟต์แวร์ LMS บางตัวมีเครื่องมือสำหรับการเรียนรู้ที่สามารถใช้ออกแบบหลักสูตรได้

แต่การเรียนรู้ที่จะจัดการ ตั้งค่า และบำรุงรักษาแพลตฟอร์มเหล่านี้อาจใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง การทำงานกับผู้ดูแลระบบ LMS สามารถลดค่าใช้จ่ายและทำให้กระบวนการง่ายขึ้นมาก พวกเขาสามารถช่วยในการติดตั้ง การรายงาน ตลอดจนการจัดการผู้ใช้และการจัดการหลักสูตร

ประโยชน์ของมันคืออะไร?

การเอาท์ซอร์สงานดูแลระบบของคุณมีข้อดีที่สำคัญสองประการที่สามารถทำให้ธุรกิจของคุณได้เปรียบ การจ้างฟังก์ชันเหล่านี้จากภายนอกจะทำให้ขั้นตอนการจัดการง่ายขึ้นและช่วยให้ธุรกิจของคุณมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายหลักได้

ผู้จัดการยังสามารถช่วยคุณเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณได้ด้วยการประหยัดเวลาและเงิน การฝึกอบรมทีมภายในของคุณให้ดำเนินการและบำรุงรักษา LMS นั้นมีราคาแพงและใช้เวลานานมาก การเอาท์ซอร์สช่วยให้คุณเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญที่ดีที่สุดในด้านการจัดการการฝึกอบรมโดยไม่ต้องยุ่งยากหรือเสียค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมเพิ่มเติม

บริการอย่างเป็นทางการ

บริการสนับสนุนด้านการบริหารอย่างชัดเจนหมายถึงการสนับสนุนธุรกิจในลักษณะที่มีการจัดการและควบคุมอย่างเหมาะสม รวมถึงงานที่ทำเป็นประจำเพื่อรักษาการทำงานที่ราบรื่นและราบรื่นของสำนักงาน

ใครก็ตามที่จ้างงานโดยฝ่ายบริหารรู้ดีว่านี่เป็นชนชั้นกว้าง ไม่มีสิ่งที่เรียกว่างานในสำนักงาน “ทั่วไป”

ผู้ช่วยผู้บริหาร

งานผู้ช่วยหรือผู้จัดการฝ่ายธุรการ ได้แก่ ผู้บริหารสำนักงาน รับโทรศัพท์และโต้ตอบกับลูกค้า ช่วยเหลือนายจ้าง งานธุรการ (รวมถึง การซ่อมบำรุง ลงทะเบียนและป้อนข้อมูล) และงานอื่น ๆ อีกนับพัน สิ่งนี้ทำให้งานมืออาชีพในสำนักงานเป็นที่รู้จักและทำงานร่วมกันและยังต้องใช้ทักษะมากมาย

หากคุณอยู่ในทีมผู้ดูแลระบบ บทความนี้จะแนะนำคุณเกี่ยวกับบริการทั้งหมดที่คุณมอบให้กับบริษัทของคุณ พร้อมด้วยเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุง

สิ่งที่คาดหวังได้จากงานของผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนด้านการบริหาร?

เนื่องจากการจัดการเป็นสาขาที่กว้าง จึงมีตำแหน่งงานธุรการต่างๆ มากมาย ตำแหน่งบางตำแหน่ง เช่น “ผู้ช่วยธุรการ” และ “ผู้จัดการโปรแกรม” เป็นตำแหน่งที่มีหน้าที่คล้ายกันมาก อย่างไรก็ตาม งานบางงานมีหน้าที่และความรับผิดชอบประเภทต่างๆ

ต่อไปนี้คือรายการงานธุรการและงานธุรการทั่วไปที่ดำเนินการโดยทีมบริการด้านการดูแลระบบ ซึ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานของบริษัทดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ

การดำเนินงานของบริษัท

• ต้อนรับผู้เยี่ยมชมสำนักงานและตอบสนองความต้องการของพวกเขา
• ปฏิบัติงานด้านบัญชีเบื้องต้น
• จัดสัมมนา ประชุม สัมมนา และทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีอาหารสำหรับพวกเขา
• ตอบคำถาม (อีเมล โทรศัพท์ และอินเทอร์เน็ต) และสอบถามเจ้าหน้าที่อื่นๆ ตามความจำเป็น
• การพิมพ์เอกสารสำหรับงาน เช่น จดหมายและรายงาน
• กำลังประมวลผลข้อความขาเข้าและขาออก
• การดูแลรักษาไฟล์กระดาษ
• แปลงกระดาษต้นฉบับเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์
• ประสานงานการแต่งตั้งผู้จัดการและกรรมการบริหาร

หมายเหตุ: อาจมีหน้าที่และบทบาทอื่นๆ ที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม ตามที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว มันขึ้นอยู่กับชื่อที่ได้รับจากบริษัทของคุณ ลักษณะพื้นฐานของงานยังคงเดิม

มีอะไรผิดปกติกับบริการสนับสนุนผู้ดูแลระบบของคุณ?

แม้ว่างานทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นมีความจำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่ราบรื่นของบริษัท แต่บางงานก็ซ้ำซากจำเจและซ้ำซากจำเจ นี่คือปัญหาของวิธีแก้ปัญหาเหล่านี้ ฉันแน่ใจว่าฉันเคยพูดมาก่อน

พวกเขาเป็นที่รู้จักในฐานะวิธีการกำจัดส่วนสำคัญของวันทำงานของผู้จัดการเพราะเป็นงานเต็ม ให้ฉันใช้ตัวอย่างจากรายการสิ่งที่ต้องทำทั่วไปและแจ้งให้คุณทราบว่าฉันคิดว่าฉันหมายถึงอะไร

ปฏิบัติงานด้านบัญชีเบื้องต้น

แม้ว่าจะดูเหมือนง่ายที่จะทำ แต่ให้ติดตามงานของคุณ สมุดลงทะเบียนผู้เข้าชม อาจใช้เวลานานกว่าวันทำงานของผู้ช่วยฝ่ายธุรการ

เราเชื่อว่าผู้มาเยี่ยมชมสำนักงานทุกคนรู้วิธีปฏิบัติตนเมื่อดูทะเบียนที่หน้าโต๊ะ พวกเขารู้ว่าสมุดบันทึกของผู้มาเยี่ยมนั้นมีไว้เพื่อความปลอดภัยของผู้มาเยี่ยมทุกคนที่เข้ามาในอาคารของคุณและไปถึงทางออกของอาคารของคุณ พวกเขารู้ว่านี่เป็นเพียงเพื่อปกป้องความปลอดภัยของพวกเขา แต่พวกเขาไม่ได้กรอกข้อมูลอย่างถูกต้องหรือขอให้บุคคลนั้นกรอกข้อมูล มีผู้กรอกข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและผู้เยี่ยมชมส่วนใหญ่ลืมออกจากระบบ ใบลงทะเบียนก่อนออกเดินทาง

คุณรู้สึกเจ็บปวดหรือไม่? กระบวนการทำงานสมุดจดรายการย่อยเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ และเป็นหนึ่งในฟังก์ชันสนับสนุนการดูแลระบบที่น่าเบื่อหน่ายที่สุดในการกำจัดอย่างไม่ต้องสงสัย

ลองพิจารณาตัวอย่างอื่น

ให้การต้อนรับและต้อนรับผู้มาเยี่ยมชมสำนักงาน

การต้อนรับผู้เยี่ยมชมสำนักงานเป็นงานที่สำคัญในรายการสิ่งที่ต้องทำของผู้จัดการ คำทักทายที่ดีสามารถทำให้ผู้มาเยือนรู้สึกยินดีและสบายใจและทิ้งความประทับใจแรกพบไว้ได้ยาวนาน ในทางกลับกัน การรับรู้เชิงลบอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจ ผู้เข้าชมจะรู้สึกถูกทอดทิ้งเมื่อเจ้าหน้าที่สำนักงานของคุณยุ่งกับหน้าที่ธุรการเมื่อเดินทางมาถึง

คุณจำได้ไหม

คุณจำได้ไหมว่าเมื่อคุณเดินเข้าไปในสำนักงานและรู้สึกเคอะเขินเมื่อคุณไม่เห็นใครที่โต๊ะรอต้อนรับคุณ? หากผู้มาเยี่ยมทุกคนต้องถูกย้ายไปยังสมุดเยี่ยมและต้องแจ้งให้เจ้าของที่พักทราบ จากนั้นต้องแจ้งให้ผู้เยี่ยมชมอดทน ไม่มีเวลามากพอที่จะจัดการกับผู้มาเยือนรายอื่นที่มาถึงพร้อม ๆ กัน ผู้เยี่ยมชมรายอื่นอาจต้องรอและไม่ใช่เพราะพวกเขา

คุณเห็นที่นี้ที่จะไป? นี่ไม่ใช่วิธีที่ทีมสนับสนุนด้านการบริหารควรดำเนินการ

งานทั้งสองนี้ (และงานอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน) นั้นน่าเบื่อ น่าเบื่อ และใช้เวลานาน ดังนั้นจึงไม่ควรถือเป็นความรับผิดชอบด้านการบริหาร หากเป็นเช่นนั้น ก็ไม่มีเหตุผลที่จะพยายามปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน

มาแก้ไขเทรนด์นี้กันเถอะ

ด้วยความช่วยเหลือของระบบอัตโนมัติ พนักงานของคุณจะสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่ช่วยเกี่ยวกับบริการด้านการดูแลระบบที่คุณมอบให้กับผู้เยี่ยมชมในนามของธุรกิจของคุณ

จะให้บริการสนับสนุนด้านการดูแลระบบ “ประเภทที่เหมาะสม” ได้อย่างไร?

ฉันคิดว่างานทั้งหมดนี้ต้องการความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยจากทีมผู้บริหาร การทำงานธรรมดาๆ ให้เป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถทำได้โดยไม่ต้องทิ้งการสนับสนุนด้านการดูแลระบบที่เหมาะสมไว้เบื้องหลัง

Gaurav Dhillon ผู้ก่อตั้งและประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ SnapLogic ให้ความเห็นว่า:

ความคิดริเริ่มในการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและความเร็วของธุรกิจ และสร้างพนักงานที่มีประสิทธิผลและมีความสุขมากขึ้น อย่างไรก็ตาม เรายังคงเห็นปัญหาของข้อมูลที่ซ่อนอยู่ ทำให้พนักงานใช้เวลามากมายในการทำงานซ้ำซากจำเจ ซึ่งลดประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน นี่เป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ เช่น องค์กรที่กำลังศึกษา ซึ่งมีแผนกมากกว่า ระบบมากกว่า และโครงการที่ใหญ่กว่าบริษัทขนาดเล็ก “

รับสัญญาณดิจิตอล

แผนกต้อนรับดิจิทัลจะช่วยให้คุณทำงานตามรายการด้านบนได้โดยอัตโนมัติ 90% เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการโหวตพนักงานต้อนรับดิจิทัลส่วนบุคคลของเราผ่านภาพด้านล่าง

สิ่งสำคัญคือต้องชี้แจงว่าบทบาทของพนักงานต้อนรับดิจิทัลในบริษัทไม่ใช่การสวมบทบาทเป็นผู้จัดการแผนกต้อนรับ แต่เพื่อช่วยสมาชิกในทีมของคุณทำงานประจำวันและปล่อยให้พวกเขามุ่งความสนใจไปที่ผู้อื่นเช่นการโฟกัส สร้างสัมพันธ์กับผู้มาเยือน

แขกรับเชิญในสำนักงาน

Ara สามารถทำงานที่น่าเบื่อหน่ายได้ ช่วยให้คุณมีสมาธิกับการให้การสนับสนุนที่โดดเด่นแก่แขกในสำนักงานของคุณ ในขณะที่งานบางอย่างควรอยู่ภายใต้การดูแลของผู้จัดการเสมอ ตัวอย่างเช่น การโต้ตอบโดยตรงทั้งหมดควรอยู่ภายใต้การดูแลของคุณ การตอบคำถามทางอีเมล แชท หรือโทรศัพท์เป็นเรื่องส่วนตัวและไม่ควรถูกควบคุมโดยบอท

นอกจากนี้ การให้บริการที่เหมาะสมจะเป็นประโยชน์ต่อทั้งนายจ้างและตัวคุณเอง คุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นและนายจ้างของคุณจะเห็นลูกค้าที่มีความสุขมากขึ้น ผลงานของคุณในฐานะพนักงานสามารถขับเคลื่อนคุณไปสู่ขั้นต่อไปในอาชีพการงานของคุณ

ชุดการสนับสนุนที่ดีสำหรับงานธุรการจะทำให้คุณ ลูกค้า และธุรกิจของคุณมีความสุข ในขณะเดียวกันก็รับประกันความสำเร็จของบริษัทของคุณ มันเป็น win-win สำหรับทุกคน บอกทีมของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้และเริ่มทำงานทันที

คำสุดท้าย

การดำเนินการและคงไว้ซึ่งโปรแกรมการฝึกอบรมพนักงานคุณภาพสูงมีความสำคัญต่ออนาคตของธุรกิจใดๆ ผู้นำในสาขานี้ทราบดีว่าการปรับปรุงกระบวนการและงาน L&D เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพและเรียบง่ายในการเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของพวกเขา งานธุรการภายนอกสามารถช่วยให้บริษัทของคุณสร้างกลยุทธ์และวัตถุประสงค์ที่ประสบความสำเร็จสำหรับธุรกิจได้