เมื่อพูดถึงการจัดการ บริการอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องเกี่ยวกับประสิทธิภาพการบริหารและองค์ประกอบต่างๆ ที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานในสำนักงาน การจัดการสำนักงานเป็นกระบวนการประสานงานงานธุรการและช่วยให้พนักงานมีความสุข คำสำคัญที่ใช้ในที่นี้คือประสิทธิภาพและประสิทธิผล หากบริษัทได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม จะสามารถควบคุมกิจกรรมการบริหารที่นำไปสู่การลดต้นทุนของบริษัท ความพึงพอใจของพนักงาน ตลอดจนการประสานงานสำหรับกิจกรรมทางธุรกิจทั้งหมด
ดับความสับสน
เพื่อหลีกเลี่ยงข้อสงสัย สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่ามีผู้จัดการหลายประเภทที่ทำงานในพื้นที่สำนักงาน (เช่น การจัดการการขายด้านไอที) แต่การบริหารงานธุรการเป็นคำที่ใช้อธิบายตำแหน่งของผู้จัดการบริการบริหารธุรกิจโดยเฉพาะ โดยปกติ ตำแหน่งผู้บริหารอื่นๆ จะเป็นแผนกเป็นหลัก แต่ผู้จัดการสำนักงานเป็นตำแหน่งทั่วไปมากกว่า พูดง่ายๆ ก็คือ ผู้จัดการสำนักงานคือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดในแต่ละวันและการทำงานของสถานที่ทำงานทั้งหมด
ชอบโพสต์ Xpert!
ในย่อหน้านี้ ฉันจะพูดถึงเหตุผลสองสามข้อว่าทำไมการฝึกฝนจึงมีความสำคัญต่อการเรียนรู้ทักษะ อย่างแรก วิธีเดียวที่จะเรียนรู้ทักษะอย่างแท้จริงคือการทำในสิ่งที่คุณต้องทำในโลกแห่งความเป็นจริง ประการที่สอง ฉันคิดว่าการออกกำลังกายเป็นวิธีที่สนุกในการใช้เวลาที่จำเป็น อย่างไรก็ตาม มีบางคนที่ไม่เห็นด้วย ประการที่สามและที่สำคัญที่สุด มีคนกล่าวไว้ว่าคนเรามักจะจำสิ่งที่พวกเขาอ่านหรือได้ยินได้เพียง 10-20% นอกจากนี้ เมื่อคุณนำทฤษฎีไปปฏิบัติจริง จำนวนนั้นจะเพิ่มขึ้นเป็น 90 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้น การปฏิบัติตามคำอธิบายด้วยการฝึกฝนจึงเป็นกุญแจสำคัญในการฝึกฝนทักษะ
- ก่อน คุณกลับบ้าน อย่าลืมจดการบ้านของคุณ
- ในระหว่าง ในตอนเย็นคุณสามารถตรวจทานงานของคุณได้
- คุณสามารถที่จะ พร้อมกัน ทานอาหารเย็นและทบทวนการทำงานของคุณ
- ตั้งแต่ คุณเป็นนักเรียนที่ดี คุณจะได้เข้าเรียนในวิทยาลัยที่ดี
- ดังนั้นคุณสามารถหางานที่คุณชอบได้
- ผลที่ตามมาต้องเป็นคนที่มีความสุข
งานธุรการในสถานประกอบการ
หน้าที่ธุรการคือหน้าที่ที่ดำเนินการโดยฝ่ายธุรการ เช่น ผู้ช่วยผู้บริหารและผู้ช่วยธุรการในระหว่างที่ทำงาน พวกเขาปฏิบัติหน้าที่ที่หลากหลาย แต่โดยทั่วไปแล้วรวมถึงงานต่างๆ เช่น การรับสายและการโทร การเก็บบันทึก และการจัดการข้อกำหนดของอุปกรณ์สำนักงาน เราจะสำรวจหน้าที่การบริหารที่เกี่ยวข้องและหน้าที่การบริหารทั่วไปที่ดำเนินการโดยผู้จัดการในที่ทำงาน
หน้าที่ธุรการคืออะไร?
หน้าที่บริการธุรการ ได้แก่ หน้าที่เกี่ยวกับการบริหารงานของสำนักงาน หน้าที่แตกต่างกันไปในแต่ละสถานที่ทำงาน แต่โดยทั่วไปแล้วจะรวมถึงงานต่างๆ เช่น การจัดตารางนัดหมาย การรับโทรศัพท์และการทักทายผู้มาเยี่ยม ตลอดจนการจัดระบบไฟล์ของบริษัท จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญจำนวนมากในการจัดการงานธุรการ เช่น ผู้ช่วยบริการธุรการ ผู้ช่วยสำนักงาน ผู้ช่วยผู้บริหารเลขานุการ และผู้จัดการสำนักงาน
การออกแบบคือการใช้เวลาในการควบคุมแต่ละขั้นตอน กล่าวอีกนัยหนึ่งการเรียนรู้ศิลปะการออกแบบไม่ได้เกิดขึ้นภายในวันเดียว นอกจากนี้เป็นทักษะที่ต้องฝึกฝนทุกวัน อีกด้วย สิ่งสำคัญคือต้องเสียสละเพื่อปรับปรุงงานศิลปะของคุณ เพื่อไม่ให้ตัวเองเหนื่อยหน่าย แต่ ต้องยึดไว้
งานธุรการทั่วไปตามหมวดหมู่
ต่อไปนี้เป็นหน้าที่การบริหารที่เรียกร้องมากที่สุดโดยพิจารณาจาก:
ความสัมพันธ์
ผู้เชี่ยวชาญด้านบริการธุรการต้องมีทักษะในการสื่อสารที่ดีเยี่ยมเพื่อปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตั้งแต่การรับโทรศัพท์และการเขียนอีเมลไปจนถึงการสื่อสารกับผู้จัดการและพนักงาน พวกเขาจะต้องสามารถถ่ายทอดข้อมูลให้ผู้อื่นทราบได้อย่างชัดเจนและรัดกุม งานเหล่านี้เป็นงานธุรการทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสาร:
- การรับสายและโอนสาย
- รับโทรศัพท์จากลูกค้า
- ส่งอีเมลถึงลูกค้า
- สามารถส่งอีเมลลูกค้าไปยังผู้รับที่ถูกต้องได้
- ข้อร้องเรียนและข้อกังวลของลูกค้า
- จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ
- ต้อนรับผู้เยี่ยมชมสำนักงาน
- ส่งอีเมล์
- หน้าที่บริการลูกค้า เช่น รับออร์เดอร์จากลูกค้า อธิบายสินค้าและบริการ
- ชวเลข
- การสื่อสารกับผู้บริหาร
- ปฏิสัมพันธ์กับพนักงาน
การวางแผน
การจัดตารางเวลาเป็นลักษณะเพิ่มเติมของหน้าที่งานของผู้เชี่ยวชาญด้านบริการด้านการบริหาร ผู้ช่วยฝ่ายธุรการหลายคนมีหน้าที่รับผิดชอบโปรแกรมที่มีผู้จัดการหลายคน พวกเขาจะต้องสามารถจัดการและวางแผนกำหนดการของพนักงานแต่ละคนในลักษณะที่มีประสิทธิภาพและช่วยให้แต่ละงานเสร็จสิ้นในเวลาที่เพียงพอสำหรับแต่ละงานในรายการ ต่อไปนี้คืองานวางแผนทั่วไปบางส่วนที่เจ้าหน้าที่ธุรการสามารถมีส่วนร่วมได้:
- ประสานงานกิจกรรมต่างๆ เช่น วางแผนงานเลี้ยงในสำนักงานหรืองานเลี้ยงอาหารค่ำลูกค้า
- นัดหมายลูกค้า
- นัดหมายกับหัวหน้างานหรือนายจ้าง
- การประชุมทีมวางแผนหรือระดับบริษัท
- บริษัทสามารถวางแผนงานสำหรับพนักงานทุกคนได้ เช่น อาหารกลางวันและกิจกรรมสร้างทีมอื่น ๆ ที่อยู่นอกสำนักงาน
- จองแผนการเดินทางสำหรับผู้บริหาร พนักงาน หรือผู้สมัครงาน
- การจัดตารางการประชุมหรือห้องประชุมสำหรับการประชุมในสำนักงาน
ขึ้นเครื่อง
ผู้บริหารระดับสูงบางคนสามารถเข้าร่วมในกระบวนการสรรหาพนักงานใหม่ได้ พวกเขาอาจทำงานร่วมกับแผนกทรัพยากรบุคคลหรืออาจเป็นส่วนสำคัญของแผนก เช่น บทบาทผู้ช่วยฝ่ายทรัพยากรบุคคล หน้าที่ทั่วไปที่จัดอยู่ในกลุ่มประจำสำหรับพนักงานธุรการ ได้แก่:
- HTML0 พนักงานใหม่ยินดีต้อนรับสู่สำนักงานและแสดงให้ทั่วสำนักงานเพื่อให้พวกเขาคุ้นเคยกับสถานที่ทำงาน
- พนักงานใหม่จะได้รับเอกสารที่จำเป็นทั้งหมด เช่น คู่มือพนักงาน เอกสารที่ต้องกรอกเมื่อเริ่มการจ้างงาน ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและขั้นตอนของสำนักงาน ตลอดจนผลประโยชน์ของนายจ้าง
- ช่วยเหลือพนักงานใหม่ในการกรอกเอกสารที่จำเป็นเพื่อขอสวัสดิการเช่นแผนสุขภาพและแผน 401(k)
- แนะนำพนักงานใหม่ โดยเฉพาะกับพนักงานและผู้จัดการคนอื่นๆ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งของทีมตรงของพนักงานใหม่
- พนักงานใหม่เป็นที่สำหรับซื้อเครื่องใช้สำนักงานและวิธีการขอรายการเพิ่มเติมหากจำเป็น
- HTML1 คำอธิบายวิธีใช้ซอฟต์แวร์สำนักงานที่ทันสมัยและวิธีค้นหาเอกสารและบันทึกที่เกี่ยวข้องที่จำเป็นเพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดของตำแหน่ง
- HTML0 ช่วยให้พนักงานใหม่ได้รับที่อยู่อีเมลสำหรับธุรกิจของตน
การบัญชี
บุคคลบางคนที่อยู่ในตำแหน่งความรับผิดชอบในการบริหารมีหน้าที่รับผิดชอบในการบริหารงานบัญชี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีพนักงานที่ได้รับมอบหมายซึ่งมีหน้าที่หลักในการดูแลการบัญชีของบริษัท หน้าที่การบัญชีที่ผู้จัดการสามารถรับผิดชอบได้อาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- การลงทะเบียนรายวันของธุรกรรมขาเข้าและขาออก
- HTML0 อัปเดตบัญชีสำนักงานโดยใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์ เช่น QuickBooks
- การประมวลผลการชำระเงินสำหรับลูกค้า
- การกระทบยอดรายงานทางการเงิน
- จัดทำรายงานทางการเงินรายเดือนหรือรายสัปดาห์
- HTML0 การเก็บใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าใช้จ่ายสำนักงานหรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกิดขึ้นจากกรรมการหรือผู้จัดการ
- ให้เงินชดใช้ค่าแรงแก่พนักงาน
- จัดทำใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
- เสร็จสิ้นภาระกิจเงินเดือน
องค์กร
ความสำคัญขององค์กรมีความสำคัญมากในหน้าที่ประจำวันของผู้ช่วยฝ่ายธุรการ พวกเขาต้องจัดการการนัดหมายและการประชุม ปฏิทิน และโอกาสอื่น ๆ อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สำนักงานทำงานได้อย่างราบรื่น หน้าที่การบริหารทั่วไปที่จัดอยู่ในประเภทองค์กร ได้แก่ :
- ปฏิทินสำหรับผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหาร
- ขั้นตอนการคัดแยกจดหมายแล้วส่งไปยังผู้รับที่เหมาะสมในสำนักงาน
- จัดทำสต๊อกสินค้าประจำสำนักงาน
- ไฟล์ Office ถูกจัดระเบียบในลักษณะที่พนักงานสามารถค้นหาและเข้าใจได้ง่าย
- การยื่นเอกสาร HTML0 ทุกประเภทในคอมพิวเตอร์และตู้เอกสาร
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์
ผู้จัดการส่วนใหญ่ใช้คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีประเภทอื่นๆ เพื่อปฏิบัติหน้าที่ พวกเขาควรทราบวิธีการใช้อุปกรณ์สำนักงานต่างๆ เช่น เครื่องพิมพ์และเครื่องแฟกซ์ มีงานในสำนักงานหลายงานที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและคอมพิวเตอร์:
- การใช้โปรแกรมที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office Suite ชุดโปรแกรม Microsoft Office เช่น Word และ PowerPoint
- การบำรุงรักษาเครื่องจักรในสำนักงาน เช่น สแกนเนอร์ อุปกรณ์แฟกซ์ เครื่องพิมพ์และโทรศัพท์
- การใช้ซอฟต์แวร์เผยแพร่เช่น WordPress เพื่อเปลี่ยนแปลงบล็อกหรือเว็บไซต์บริษัทของคุณ
- หากสต็อกเหลือน้อย สั่งอุปกรณ์สำนักงาน
- ดำเนินการวิจัยออนไลน์
- ใช้เวลาและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินเพื่อป้อนข้อมูลสำหรับพนักงานและลูกค้า
- กำหนดบันทึกการประชุม
- การเตรียมการประชุมออนไลน์โดยใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ
- HTML1 ถ่ายทอดข้อมูลรูปแบบต่างๆ และจัดเก็บไว้ในรูปแบบคอมพิวเตอร์
- อุปกรณ์นี้ใช้อุปกรณ์สำนักงานทุกประเภท เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องแฟกซ์ และเครื่องพิมพ์
- การจัดการเอกสารการบริหารโดยใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางคอมพิวเตอร์
งานธุรการอื่นๆ
หน้าที่การบริหารเพิ่มเติมที่ผู้จัดการอาจต้องรับผิดชอบ ได้แก่:
- โครงการวิจัยที่เสร็จสิ้นแล้วสำหรับผู้บริหารระดับสูงที่กล่าวถึงหัวข้อต่างๆ เช่น การแข่งขัน กฎหมายและระเบียบข้อบังคับ ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับสมาคมวิชาชีพ
- บัญชีโซเชียลมีเดียขององค์กร
- HTML0 มีส่วนทำให้พนักงานเสียชีวิต เช่น การสัมภาษณ์ออก
- การรวบรวมเอกสารและการจัดองค์กรสำหรับพนักงาน
- อัพเดทเอกสารภายในองค์กร เช่น คู่มือพนักงาน
- ส่งอีเมล์ถึงทั้งบริษัท
- การจัดห้องประชุมสำหรับการประชุมในอนาคต
เมื่อพูดถึงคอมพิวเตอร์ เราทุกคนทราบความหมายของโปรไฟล์ผู้ดูแลระบบและโปรไฟล์ผู้ใช้ทั่วไป
แล้วบัญชีผู้ดูแลระบบโดเมนและบัญชีผู้ใช้โดเมนและกลุ่มในเครื่องล่ะ มีโปรไฟล์ประเภทอื่นๆ ที่ให้การเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ คอมพิวเตอร์ และการตั้งค่าเครือข่ายที่แตกต่างกัน การเข้าใจความสามารถของแต่ละคนมีความสำคัญต่อการรักษาความปลอดภัยบนเครือข่ายและสร้างความมั่นใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงพื้นที่ที่พวกเขาต้องการในการทำงานของตนได้
ต่อไปนี้คือมุมมองเชิงลึกเกี่ยวกับการตั้งค่าโปรไฟล์ผู้ใช้ที่ได้รับความนิยมและมักเข้าใจผิด
ใครคือผู้ดูแลระบบของคุณ?
บัญชีผู้ใช้ปกติไม่ควรเข้าถึงส่วนผู้ดูแลระบบของเครือข่ายของคุณ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์การเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบในบัญชีผู้ใช้ปกติของตนอาจสร้างความเสียหายอย่างมีนัยสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อ (เช่น) ติดไวรัสที่ลบข้อมูล
HTML0 เครือข่าย Windows มักจะมี “โดเมน Windows Active Directory” ที่มีบัญชีผู้ใช้และยังจัดการสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละรายเมื่อเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ต
เมื่อมีคนต้องการการเข้าถึงพิเศษ พวกเขาควรได้รับข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีผู้ดูแลระบบที่มีระดับการเข้าถึงที่เหมาะสม
บัญชีผู้ดูแลโดเมน
ชื่อที่พบบ่อยที่สุดสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบคือ … ผู้ดูแลระบบ! น่าสงสารจัง
ตัวอย่างเช่น NetworkAdmin
กลุ่มผู้ดูแลระบบโดเมน Windows
ในเครือข่าย Windows มีกลุ่มความปลอดภัยหลายกลุ่มที่มีระดับการเข้าถึงสูงสุดในพื้นที่ต่างๆ ในเครือข่าย เฉพาะสมาชิกเท่านั้นที่เป็นผู้ดูแลระบบ กลุ่มเริ่มต้น ได้แก่:
- ผู้จัดการ
- ผู้ดูแลโดเมน
- ผู้จัดการสคีมา
- ผู้จัดการองค์กร
บัญชีผู้เยี่ยมชมโดเมน
Windows มีบัญชีผู้เยี่ยมชมเริ่มต้นที่เรียกว่าแขก บัญชีผู้เยี่ยมชมเป็นแหล่งสำคัญของการเข้าถึงสำหรับแฮ็กเกอร์อาชญากร และควรถูกลบออกทันทีและถาวร หากคุณต้องการบัญชีผู้เยี่ยมชม บัญชีไม่ควรมีชื่อที่ชัดเจนเหมือนแขก
บัญชีผู้ใช้โดเมน
พวกเขาไม่ควรมีสิทธิ์พิเศษที่อาจนำไปสู่การทำลายหรือสูญหายของข้อมูล
ในบางกรณี จำเป็นต้องให้สิทธิ์พิเศษหรือสิทธิ์ผู้ดูแลระบบแก่ผู้ใช้
บัญชีท้องถิ่น
สามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์หรือเซิร์ฟเวอร์ในเครื่องได้ บัญชีเหล่านี้อาจเป็นบัญชีผู้ดูแลระบบหรือบัญชีผู้ใช้ทั่วไป เช่นเดียวกับบัญชีผู้เยี่ยมชม
