ความสำคัญของการติดตามลูกหนี้

คุณเข้าใจกระแสเงินสดของคุณในแง่ของลูกหนี้ดีแค่ไหน? สถานพยาบาลหลายแห่งมองว่าเมตริก A/R เป็นกล่องมืดของความไม่ชัดเจน แต่ในความเป็นจริง เป็นหนึ่งในตัวเลขที่สำคัญที่สุดที่ต้องทำความเข้าใจเมื่อได้รับภาพรวมของการเงินของสถานประกอบการของคุณ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นเมื่อมีการให้บริการและออกใบแจ้งหนี้ แล้วส่งให้ผู้ป่วย บริการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาล, หรือบริษัทประกันในการส่งเงิน. เพื่อให้การชำระเงินเป็นไปอย่างทันท่วงที ทีมงานต้องคอยจับตาดูลูกหนี้เหล่านี้ ดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยค้นหาการเรียกร้องที่ถูกปฏิเสธหรือยังไม่ได้ชำระ การยื่นคำร้องที่ถูกต้องใหม่ การลดลง การกู้คืน AR ระยะเวลาและการตัดบัญชีลูกหนี้เก่า อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลขสำคัญนี้และวิธีติดตาม

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับลูกหนี้

บัญชีลูกหนี้คือเงินที่จ่ายให้กับสำนักงานของคุณสำหรับบริการที่ดำเนินการและเรียกเก็บเงิน และมีความสำคัญมากในธุรกิจการแพทย์ระดับภูมิภาค ดังนั้น ถ้าคุณมีเจ้าหน้าที่ธุรการจำนวนมากที่จัดการบัญชีผู้ป่วยหรือความเชี่ยวชาญพิเศษต่างๆ เป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจภาพรวมของระยะเวลาที่คุณได้รับเงิน
เมื่อคุณให้บริการทางการแพทย์ตามเงื่อนไขเครดิต สถิติบัญชีลูกหนี้ของสำนักงานแพทย์ของคุณจะเพิ่มขึ้น การตรวจสอบบัญชีลูกหนี้อย่างต่อเนื่องช่วยให้คุณชำระค่าใช้จ่ายตรงเวลา หากคุณไม่สามารถติดตามบัญชีลูกหนี้ของคุณได้ สถานพยาบาลของคุณอาจกลายเป็นหนี้สูญได้ ด้วยเหตุนี้ การให้บริการด้านสุขภาพด้วยสินเชื่อจึงต้องมีภาระผูกพันเพิ่มเติมในการจัดการบัญชีลูกหนี้

เหตุใดเราจึงตรวจสอบการไหลเวียนของลูกหนี้?

หากการเยี่ยมผู้ป่วยคงที่ เงินสดที่ได้รับก็ควรคงที่เช่นกัน นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการปฏิบัติทางการแพทย์จึงสำคัญมากที่จะต้องเข้าใจว่าการเรียกเก็บเงินและการรับเงินผ่านไปกี่วัน
บัญชีลูกหนี้ (A/R) สำหรับแนวปฏิบัติแสดงจำนวนการชำระเงินที่ยังไม่ถูกเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าจะเป็นการชำระเงินคืนจากประกันหรือการรักษาแบบไม่ต้องเสียเงิน การปฏิบัติทางการแพทย์ที่ดีต่อสุขภาพมีจุดมุ่งหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการสำหรับการชำระเงินที่เร็วขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการลดข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงินและการเข้ารหัสให้น้อยที่สุด หรือติดตามการอ้างสิทธิ์ได้ดีขึ้น การติดตามระยะเวลาที่ลูกหนี้ใช้จ่ายใน A/R สามารถช่วยในการพิจารณาว่าผู้จ่ายเงินรายใดมาช้าและเพราะเหตุใด

คุณสามารถบอกได้ว่าทีมของคุณยื่นคำร้องต่อผู้จ่ายเงินล่าช้าหรือไม่ โดยทราบจำนวนวันโดยทั่วไประหว่างการเยี่ยมผู้ป่วยและเวลาที่คุณได้รับสิทธิ์ นอกจากนี้ คุณจะทราบจำนวนเงินที่คุณต้องเก็บไว้ในธนาคาร—และนานแค่ไหน—เพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคุณก่อนที่จะชำระคืน

การคำนวณลูกหนี้

คำนวณ “วัน A/R” ปัจจุบันของคุณโดยการตรวจสอบใบแจ้งหนี้เพื่อทำความเข้าใจจุดเริ่มต้นของคุณ

• บวกค่าใช้จ่ายที่รายงานสำหรับช่วงเวลานั้นและหารด้วยจำนวนวันทั้งหมดในเดือนเหล่านั้นเพื่อคำนวณค่าใช้จ่ายรายวันเฉลี่ยสำหรับจำนวนเดือนที่กำหนด
• รวมลูกหนี้หารด้วยค่าใช้จ่ายรายวันเฉลี่ย

ค่าเฉลี่ยรายวันในบัญชีลูกหนี้เป็นผล ตัวอย่างเช่น หากคุณย้อนกลับไปสามเดือน คุณสามารถใช้สิ่งนั้นเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการวัดรายไตรมาสอย่างต่อเนื่อง เมื่อคุณเปรียบเทียบสามเดือนที่ผ่านมากับสามหรือหกเดือนก่อนหน้า คุณจะเห็นได้ว่าเส้นฐานนั้นสอดคล้องกับประสิทธิภาพโดยรวมของคุณหรือไม่
มาตรฐาน A/R ที่เหมาะสมคือ 30 วัน ตรวจสอบอย่างรวดเร็วว่าบัญชีลูกหนี้ของคุณมีค่าเฉลี่ยมากกว่า 60 วันหรือไม่ มีผู้ชำระเงินที่ชำระเงินล่าช้าหรือไม่? การปฏิเสธเพิ่มขึ้นตามขั้นตอนบางอย่างหรือไม่? มีความไม่ถูกต้องในการอ้างสิทธิ์ของคุณที่จำเป็นต้องส่งใหม่หรือไม่?

หากคุณอยู่ในเขต 45 วันหรือน้อยกว่านั้น คุณอาจเริ่มติดตามและทำความเข้าใจใบเรียกเก็บเงินของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการจัดเก็บและอายุของลูกหนี้ของคุณ
เนื่องจากผู้ชำระเงินแต่ละรายดำเนินการตามกำหนดเวลา คุณสามารถเชื่อมโยงการชำระเงินที่ทำกับใบเรียกเก็บเงินที่ได้รับเพื่อพิจารณาว่าบริษัทประกันจะคืนเงินให้คุณภายในระยะเวลา 30 หรือ 60 วัน ซึ่งจะทำให้ทีมของคุณมีความเข้าใจมากขึ้นว่าเมื่อไรถึงใบแจ้งหนี้ที่กำหนด ” หนี้ที่ค้างชำระ”. เกณฑ์และเวลาในการติดต่อผู้ชำระเงิน

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการลดวันลูกหนี้

ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนในการลดวัน A/R ในการปฏิบัติงานของคุณ:

ออกใบแจ้งหนี้ตรงเวลา

จัดเตรียมและส่งใบเรียกเก็บเงินของคุณทันทีที่คุณให้บริการทางการแพทย์เป็นเครดิต ใบแจ้งหนี้แต่ละใบต้องมีชื่อลูกค้า หมายเลขบัญชี วันที่ทำธุรกรรม คำอธิบายเกี่ยวกับบริการทางการแพทย์ที่ให้ ส่วนลดใดๆ ที่เสนอ และจำนวนเงินที่ชำระทั้งหมด
รายละเอียดเหล่านี้มีความสำคัญมากในการติดตามบัญชีลูกหนี้ของคุณหลังจากที่โอนไปยังสมุดรายวันการขายและบัญชีแยกประเภททั่วไปของคุณ ใบแจ้งหนี้ยังมีประโยชน์ในกรณีที่เกิดปัญหาหรือข้อขัดแย้งในอนาคต เช่น การเรียกเก็บเงินเกินหรือน้อยเกินไป ติดตามลูกค้าของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับใบแจ้งหนี้

ให้ความรู้ผู้ป่วย

คนส่วนใหญ่มีความเข้าใจที่คลุมเครือว่าแพทย์จะได้รับเงินจากบริษัทประกันภัยอย่างไร และอาจไม่ทราบถึงภาระผูกพันทางการเงินเมื่อใช้บริการทางการแพทย์
แจกโบรชัวร์หรือหน้าอ้างอิงที่อธิบายอาการของผู้ป่วยแต่ละราย และงานในกระบวนการชำระเงินช่วยล้างความเข้าใจผิดมากมาย สิ่งสำคัญคือต้องมีพนักงานที่มีความรู้ทางการเงินเพื่อจัดการกับข้อกังวลของผู้ป่วยเกี่ยวกับการเรียกร้องและขั้นตอนการชำระเงิน

การตรวจสอบและการรายงานเป็นประจำ

หนึ่งในกลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการบัญชีลูกหนี้คือการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ วิธีนี้ช่วยให้คุณค้นพบด้านที่ต้องปรับปรุง ระบุข้อกังวล และประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง เมื่อเสร็จสิ้นการตรวจสอบดังกล่าวแล้ว จะมีการสร้างและจัดเก็บรายงาน ซึ่งชี้แจงหนี้คงค้างช่วยหลีกเลี่ยงการปฏิเสธการเรียกร้องและรับรองการชำระเงินทันเวลา

ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ A/R

เวิร์กโฟลว์ A/R อัตโนมัติช่วยประหยัดเวลาโดยการจัดการด้าน A/R ที่ต้องใช้เวลาบางส่วน หลายโปรแกรมทำให้ A/R อัตโนมัติเป็นไปได้มากขึ้น ตัวอย่างเช่น บริการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลที่ดีที่สุดครอบคลุมงานต่างๆ เช่น การตรวจสอบผลประโยชน์ การยื่นคำร้อง และการรายงาน A/R รูปแบบการทำงานอัตโนมัตินี้ไม่เพียงแต่ทำให้การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงินเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดปัญหาต่างๆ เช่น บัญชี A/R ที่ถูกลืมหรือการปฏิเสธการอ้างสิทธิ์

เพิ่มความถี่ของรอบบิล

ได้รับผู้ชำระบิลบริการเร็วขึ้น บัญชีที่ค้างชำระเร็วขึ้นจะถูกชำระ อย่างไรก็ตาม ซัพพลายเออร์หลายรายส่งใบแจ้งหนี้เพียงเดือนละครั้ง ซึ่งอาจทำให้บัญชีลูกหนี้ล่าช้าได้ ไม่เจ็บที่จะคิดเกี่ยวกับการเพิ่มความถี่ในการเรียกเก็บเงินเพื่อเร่งดำเนินการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโพสต์หรือส่งบิลผู้ป่วยหรือค่าประกันเป็นรายสัปดาห์

เรียกใช้รายงาน A/R บ่อยๆ

เป้าหมายหลักคือการรักษาจำนวนวัน A/R ให้ต่ำ เพราะนี่เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการจัดการวงจรรายได้ สิ่งนี้ต้องการการดูแลอย่างเต็มที่จาก AR การประเมินข้อมูล Augmented Reality อย่างละเอียดทุกเดือนต่อเดือนนั้นมีประโยชน์ในการระบุแนวโน้มที่น่าเป็นห่วงหรือปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องในการรวบรวมการชำระเงิน รายงานเหล่านี้ควรครอบคลุมหัวข้อต่างๆ เช่น:

• รอบ AR เฉลี่ย
• ความล่าช้าระหว่างการให้บริการและการเรียกเก็บเงิน
• บัญชีเก่า
• อัตราการเก็บ

Outsource การเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลของคุณ

ไม่ว่าเหตุผลหลักสำหรับหมายเลขบัญชีลูกหนี้ของคุณคืออะไร การทำงานกับบริษัทเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลมืออาชีพเป็นหนึ่งในกลยุทธ์ที่เร็วและง่ายที่สุดในการปรับปรุงตัวบ่งชี้รายได้ที่สำคัญนี้ เพื่อลดจำนวนการปฏิเสธ บริการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลที่มีประสบการณ์สามารถเปลี่ยนวิธีจัดหมวดหมู่บริการและส่งการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนไปยังผู้ชำระเงินได้
การเอาต์ซอร์สกระบวนการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลของคุณไปยังบุคคลที่สามยังช่วยให้เจ้าหน้าที่สำนักงานของคุณมีเวลามากขึ้นในการให้ความสำคัญกับการให้บริการและการดูแลที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงทางโทรศัพท์เพื่อเก็บบิลที่ค้างชำระ ธุรกิจการเรียกเก็บเงินค่ารักษาพยาบาลอาจมุ่งเน้นไปที่การขยายฐานผู้ป่วยของสำนักงานและเสริมสร้างประสบการณ์ด้านการรักษาพยาบาลของสำนักงานเพื่อรักษาลูกค้าปัจจุบัน

อ่านบล็อกเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกู้คืน AR